Blog

2018, 3 enkle handlinger, Effektivisering, Personlig planlægning, Personlig udvikling

Bliv mere effektiv med 3 enkle handlinger

2018-07-11, Author: Montus

Med 3 enkle handlinger kan du få en arbejdsproces, der giver dig overblik, bedre planlægning og øger din effektivitet!

Mange har flere gange forsøgt at skabe struktur på de utallige informationer og opgaver, vi dagligt modtager f.eks. på jobbet og oftest uden større succes! Man falder for hurtigt tilbage, når der pludselig er ekstra travlt, eller uventede forstyrrelser opstår.

Har man prøvet at være på slankekur, ved man også, at efter et stykke tid lever man mere eller mindre som før, og de resultater, man evt. opnåede, udviskes henover tid. En ond cirkel, som er svær at bryde. Skal det virkelig lykkes, er det en reel ændring i livsstil, der skal til. Sådan er det også, hvis du vil have en mere struktureret arbejdsdag, hvor du har styr på de opgaver og informationer, du skal arbejde med. Det kræver lidt mere af dig, men den succes, du får som belønning, er det hele værd.

Kan du forestille dig, at du konstant er på forkant med dine opgaver, modarbejder stress og får mere overskud i hverdagen? Med tre enkle handlinger kan du sætte rammerne for en bedre planlægning og mere effektive arbejdsrutiner.

Du skal handle med det samme

Vi kender alle situationer, hvor vi f.eks. får en mail med et spørgsmål eller vigtige informationer. Når den er læst, går vi videre til næste mail og tænker, ”den tager jeg senere”. Efter et stykke tid vender vi mere eller mindre tilfældigt tilbage til samme mail og udsætter måske igen at gøre noget. Mentalt tænker vi måske også på denne mail, da vi i baghovedet godt ved, at den skal huskes. Sådanne udsættelser har vi typisk flere af hver dag, og de samler sig til en ”knude” både mentalt, arbejdsmæssigt og i indbakken.

Hver af disse mails ender med, at du har brugt langt flere mentale ressourcer på opgaven, end den reelt berettiger og er med til at gøre det svært at overskue, hvordan du skal kunne planlægge din arbejdsdag.

Hver gang du modtager en information, vil du ofte med det samme udtænke, ”hvad er næste handling?” – skal der skrives et svar, skal informationen gemmes, eller er det en opgave, jeg skal løse nu? Hvis du med det samme tager action på dette, vil du undgå, at du flere gange skal vende tilbage uden reelt at komme tættere på løsningen. ”Jeg er nødt til løbende at læse de mails, der kommer for at se, om der er noget vigtigt…” eller ”Der kommer hele tiden noget uventet, som jeg skal løse først…” er typiske modargumenter. Men i virkeligheden bliver vi langt mere effektive, hvis vi med det samme får sat informationerne ind i den rigtige ”mappe”, således at vi ikke skal bruge energi på at huske opgaven eller unødigt vende tilbage til informationen, før den skal bruges.

At udføre en handling med det samme, når vi alligevel ved, hvad der skal gøres, er langt mere effektivt end at udskyde den utallige gange. Dette giver også overblik og ro i forhold til, hvad du har af informationer og opgaver.

De mange små opgaver

Overalt i vores hverdag får vi små opgaver, der reelt ikke tager mange minutter at løse, men som vi typisk kan finde på at udsætte af mange forskellige årsager. Måske er de kedelige, vi bryder os ikke om det svar, der skal gives, eller blot synes vi ikke, der er tid til at løse opgaven lige nu.

Du har sikkert også oplevet, at nogle af disse små opgaver ”vokser”, når du lader dem ligge. Vi skal måske også til at undskylde, fordi vi ikke fik svaret, eller fordi opgaven bliver til en hastesag og ødelægger din planlægning mv. Mentalt har den lille opgave også været i baghovedet og fyldt, fordi du vidste, at du ikke måtte glemme den.

Løser du alle disse små opgaver så snart, de opstår, vil du opleve en utrolig lettelse i dit daglige overblik, og i forhold til dit arbejde vil det typisk betyde, at du hver dag får rykket mange opgaver videre. Et eksempel kunne være en mail, hvor du kender svaret – hvorfor så ikke skrive det med det samme? Et hurtigt telefonopkald der kan overstås på få minutter – hvorfor vente? Du bruger flere ressourcer både mentalt og tidsmæssigt på at udskyde opgaven, end det tager dig at løse den.

Hvis du løbende får løst og fjernet de små opgaver, frigiver du automatisk tid til at fokusere på de større udfordringer.

Lister, som du stoler på

Alle informationer kan naturligvis ikke komme ind under de små hurtige opgaver, og du skal derfor have et godt system, hvor du er tryg ved at strukturere, det du modtager. Det er aldrig nogen god idé at stole på sin egen hukommelse og mentale evner. Hvis vi konstant beder hjernen om at være vores lagerplads for alverdens informationer, kan det på sigt føre til, at vi bl.a. får svært ved at sove grundet de mange tanker, der flyver rundt. Du oplever, at opgaverne kommer ustruktureret frem, og stress kan pludselig være kroppens svar på, at den nu ikke orker mere.

Opbyg et lille system der kan håndtere følgende 3 typer af information:

  • Arkiv, til de informationer, der skal gemmes, da de måske skal kunne genfindes. Eller afsluttede opgaver, hvor dokumentationen for løsningen efterfølgende kan blive vigtig.
  • Tjekliste, med opgaver eller informationer, du bør vende tilbage til. F.eks. for at tjekke om andre har løst opgaven, eller om du måske skal gøre yderligere. Med andre ord en liste med de informationer du har brug for ikke at glemme.
  • Opgaveliste, med de opgaver, der skal løses, og hvor du ved, at du skal udføre en eller anden form for handling. Hvis du allerede ved, hvad din næste handling er, kunne du med det samme notere dette, så du direkte kan gå i gang med løsningen, når der er tid. Er det muligt, kan du her sætte tid og varighed på opgaven, så den bliver planlagt i forhold til en evt. deadline.

Til sådan et system er der utallige muligheder lige fra papir, mapper og plastlommer mv. til brug af f.eks. Microsoft Outlooks mange funktioner. Hvilket system du vælger er ikke så vigtigt, du skal blot selv have tillid til dette og føle, at det er enkelt for dig og nemt at holde øje med en sådan Tjekliste og Opgaveliste.

Lær, hvordan du kommer i gang

Selvom det kun er 3 enkle handlinger, der skal til for at optimere din arbejdsproces og planlægning, så kan det alligevel være trygt at blive hjulpet i gang med denne nye tankegang. Det er ligesom med slankekure og livsstilsændringer rart at blive guidet på vej og få sat de rigtige rammer til at komme sikkert i mål.

På kurset ”Personlig planlægning og effektivitet – skab overblik og struktur i dit arbejdsliv” får du sat flere ord på denne meget effektive arbejdsproces, og du får nogle helt praktiske værktøjer til at komme i gang, således at du med det samme oplever en forbedring af, hvordan du arbejder og planlægger dine opgaver fremadrettet.

Læs mere om kurset og tilmeld dig allerede i dag:

Personlig planlægning og effektivitet – skab overblik og struktur i dit arbejdsliv