Hold styr på dine e-mails og opgaver i Microsoft Outlook
Mange mennesker modtager flere og flere e-mails, både på vores arbejdsplads og i vores private liv. Mange føler også, at de drukner i e-mails – at det er mails, der styrer deres arbejde og deres tid og ikke omvendt.
Mange af os opfatter Outlook som blot et e-mail- og kalenderprogram, men sagen er, at Outlook er meget mere end bare det. Outlook er et system. Et super godt system til at optimere, styre og organisere vores daglige opgaver. Outlook rummer rigtig mange smarte værktøjer, som kan spare os for en masse tid og samtidig gøre vores dagligdag langt nemmere.
Ledere bruger 10 år af deres liv på e-mails
En undersøgelse fra engelske Henley Management College viser, at ledere bruger 10 år af deres liv på e-mails, hvoraf tre et halvt år bliver brugt på at læse irrelevante e-mails. Tre og et halvt år!
Hvis du bare spilder 10 minutter om dagen på dårlig mailbehandling, svarer det til fire-fem dage om året. Snakker vi om 15 minutter, er det omkring syv hele arbejdsdage om året.
Du skal ikke rydde op, men holde orden
Hvis du skal nå mere, er det ikke et spørgsmål om at arbejde og løbe hurtigere, men derimod et spørgsmål om at arbejde smartere og skabe et overblik.
Manglende overblik kan i værste fald medføre stress. Stress er nedbrydende. Den forringer livskvaliteten, nedsætter effektiviteten, og du kan blive syg af den. Alvorligt stressede mennesker kan have svært ved at overskue simple problemstillinger og er ude af stand til at træffe rationelle beslutninger.
Du skal med andre ord derhen, hvis du ikke allerede er der, hvor du har så meget styr på dine ting, at du er i stand til at levere toppræstationer uden at miste overblikket. Det kræver et system, så du konstant føler dig oven på ift. din arbejdssituation og er i stand til at prioritere opgaver efter væsentlighed og løse dem derefter.
For at arbejde optimalt og effektiv kræver det, at du etablerer nogle gode arbejdsrutiner, så du ved helt præcis, hvad du skal gøre og ikke gøre, hver gang du modtager en e-mail eller får tildelt en opgave.
Ved blot at ændre lidt på dine arbejdsrutiner og samtidig udnytte nogle af Outlooks værktøjer, kan du spare rigtig mange minutter om dagen.
Selv om der ikke er to personer, som har det samme arbejde med de samme opgaver, så får du på kurset ”Outlook – E-mail-, kalender- og opgavestyring” en masse inspiration og retningslinjer til, hvordan du kan etablere et godt og effektivt system.
De smarte værktøjer i Outlook
Ved du, at Outlook automatisk kan slette dine overflødige e-mails?
Ved du, at du kan håndtere mange rutinehandlinger i Outlook med ét klik?
Ved du, hvordan du kan undgå at få (irriterende) pop-up beskeder og lyd, hver gang du får en e-mail?
Ved du, hvordan du kan oprette standardtekster og -svar til e-mails, som du nemt kan bruge igen og igen?
Der findes mange smarte værktøjer i Outlook, som kan gøre din dagligdag meget nemmere. På kurset bliver alle disse værktøjer gennemgået, så du nemt kan tage dem i brug, så snart du kommer tilbage på jobbet igen.
