Planlæg og strukturér din arbejdsdag trods mange forstyrrelser!
I jobbet som sekretær, koordinator o. lign. oplever mange, at det er umuligt at planlægge deres arbejdsdag, og samtidig kæmper de med mange daglige informationer og mails, der ofte giver uendelige store indbakker og utallige mapper. En hverdag, der føles stressende og til tider uoverskuelig.
Det kan virke umuligt at planlægge sine opgaver og sin arbejdsdag, hvis man konstant bliver forstyrret af kolleger eller chefen med andre ting, som skal prioriteres før alt andet. Har du også forsøgt at planlægge, hvilke opgaver der skal løses og så alligevel må konstatere, at du ikke fik løst nogle af disse, da arbejdsdagen var omme? Måske er du ofte blevet længere tid på arbejdet blot for at nå det, du havde planlagt?
Selvom du har et job, hvor din hverdag bliver påvirket fra mange sider, kan det alligevel godt lade sig gøre at have nogle hensigtsmæssige arbejdsrutiner, der modvirker unødigt tidsspild, og som hjælper dig til at have en overskuelig struktur samt en planlægning, der holder.
Forestil dig, at du konstant er på forkant med dine opgaver, modarbejder stress og får mere overskud i hverdagen. Hvis du er åben for en ny handlingsproces, så har vi løsningen til, hvordan du når resultatet.
Fast proces, når du får informationer
Et vigtigt element i denne model er, at du altid arbejder inden for nogle faste rammer, hver gang du f.eks. modtager mails eller andre informationer. Frem for gentagende gange at vende tilbage til de samme opgaver skal du med det samme vurdere, hvad din næste handling er og derefter få det gjort.
Der vil være opgaver, du med det samme kan løse og derved hurtigt kan få ud af verden. Ligesom irrelevant information med det samme kan smides ud.
Informationer, som du skal bruge eller måske får brug for, skal arkiveres i et overskueligt arkiv. De opgaver, der skal løses, skal noteres således, at du har overblik og får dem løst til tiden.
Dette kan i første omgang virke omstændigt, men du vil hurtigt opleve, at når dette bliver en rutine, vil det medføre, at du vil bruge din tid mere effektivt, og du får løst flere opgaver. Denne model er gennemprøvet og er en af verdens mest anerkendte arbejdsprocesser, så den kan selvfølgelig også tilpasses dig.
Realistisk planlægning
Når vi opgiver at planlægge vores arbejdsdag, skyldes det oftest, at vi gentagende gange har konstateret, at det alligevel ikke holder. At de to-do lister, vi laver, blot stresser os, da vi aldrig når alle de mange opgaver, der står på listerne. Men dette er ikke nødvendigvis et udtryk for, at vi ikke kan planlægge vores arbejde. Det er måske mere et udtryk for, at vi er for dårlige til at lægge en realistisk plan.
De fleste har et arbejde, hvor en stor del af dagen består af ad hoc opgaver. Faktisk viser mange undersøgelser, at cirka 60% af vores arbejdstid bruges på opgaver, vi ikke har planlagt på forhånd. Dette er virkeligheden, som skal være baggrund for vores planlægning. Vi kan altså typisk på forhånd råde over max 2 timer om dagen. Forventer du at løse flere planlagte opgaver udover denne tid, vil det næsten med 100% sikkerhed blive en fiasko.
De fleste er også urealistiske omkring, hvor lang tid opgaver tager at løse. De fleste sætter alt for kort tid af og oplever derved, at planlægningen ikke holder. Vi vil alle gerne fremstå effektive og hurtige til at løse vores arbejde, og derfor undervurderer mange den reelle arbejdstid for deres opgaver. Ingen har fordel af denne fejlvurdering.
Planlægning er vigtigt for de fleste, da vi udover ad hoc opgaver også har andre opgaver, der skal nås til bestemte tidspunkter. Overarbejde eller “at ordne det når jeg kommer hjem, for der er der ro” er ikke holdbare løsninger på længere sigt. Det er derfor vigtigt at være realistisk omkring, hvor lang tid hver opgave tager, og husk, at du dagligt højst kan planlægge omkring 1-2 timer.
Sæt handlingsproces og planlægning i system
Alt dette kan lyde meget godt, men vi ved også, at når det bliver hverdag, så sker der masser af påvirkninger, og det er svært at gøre alting på den ”rigtige” måde, f.eks. når chefen står med en hastesag. Det er derfor vigtigt, at disse modeller sættes i et realistisk system, hvor du uden besvær kan bevare overblikket og simpelt justere i din planlægning, hvis der sker noget uforudset.
På kurset ”Personlig planlægning og effektivitet – skab overblik og struktur i dit arbejdsliv” får du sat flere ord på denne meget effektive arbejdsproces og ikke mindst de praktiske værktøjer til at komme i gang således, at du med det samme oplever en forbedring af, hvordan du arbejder og planlægger dine opgaver og hverdag fremadrettet. Du vil bl.a. se, hvordan du med eksempelvis Microsoft Outlook kan planlægge dine arbejdsopgaver og mere enkelt strukturere de mange indkomne informationer.
Læs mere om kurset, og tilmeld dig allerede i dag.
