Som leder kan du med et enkelt system effektivisere din tid betydeligt
Med ganske enkle værktøjer og praktiske handlinger, vil du hurtigt opleve et større overskud og en mere effektiv måde at håndtere de informationer og opgaver, du dagligt modtager.
Som leder er arbejdsdagen typisk fyldt med en masse mødeaktivitet, samtaler og en uendelig strøm af informationer. Vi skal både huske de forretningsmæssige opgaver, men også de menneskelige aspeker ift. medarbejderpleje. Det er derfor vigtig, at vores tid udnyttes optimalt og bruges på de rigtige opgaver.
En af de store tidsmæssige udfordringer som leder er ofte de mange informationer, der dagligt modtages. Der kan nemt bruges lang tid på blot at tjekke, hvad der modtages i indbakken. Nogle informationer er vigtige, andre kræver handling. Andre igen skal måske videregives eller uddelegeres som opgaver, og så er der altid en del unødvendig information.
Udover håndteringen af informationer, er der selvfølgelig også en række praktiske opgaver, der skal løses og følges op på. Det er vigtigt, at du som leder husker alle opgaver og sikrer, at dit team ligeledes overholder deres deadlines. Det er derfor utroligt vigtigt, at du bruger din tid effektivt, at du hele tiden er ajourført og har et godt system til at følge op på både dine og dit teams opgaver.
Direkte handling
Når vi modtager informationer, vil vi automatisk udtænke hvad næste handling er. Skal jeg løse en opgave? Skal den videregives? Skal der sendes svar? Er det måske irrelevant information? mv. Da vi alligevel typisk har denne viden inden for få sekunder efter f.eks. at have læst en e-mail, hvorfor så ikke få handlet med det samme?
Vi kan udnytte vores tid langt mere effektivt, hvis vi handler direkte på de informationer, vi modtager. Skal en opgave videregives, kan det lige så godt ske omgående frem for at lade den ligge i unødigt lang tid på dit ”skrivebord”. Hvis det kræver action fra din side, så få det sat i system, så du husker det og får det løst rettidigt.
Ligeledes kan dette system bruges, når du f.eks. får informationer, som du skal huske fra eller omkring dine medarbejdere. Det gælder både faglige opgaver, men også de personlige forhold, der er med til at skabe tillid og respekt.
Et system du kan stole på
Udover at du som leder skal have fokus på at bruge din tid effektivt, så er det naturligvis også vigtigt, at du har et sikkert system, som du har tillid til vil støtte dig i dit daglige arbejde. Om du her vælger at benytte teknologiske værktøjer såsom Outlook, SmartPhone mv., eller om du er mere tryg ved mapper, Post-it’s og plasticlommer er for denne model ligegyldigt. Du skal blot føle, at systemet understøtter dit behov.
Det du har brug for, at systemet skal kunne håndtere, er følgende handlinger:
- Videregivelse af opgaver
- Sikre rettidig løsning og opfølgning
- Notering af forskellige typer af info og opgaver
- Overskuelig arkiveringsmulighed
- Gerne relation til kalenderaftaler.
Systemet skal altid være let tilgængeligt og være en naturlig del af dit arbejde. De informationer og lister du danner skal være på en sådan måde, at du dagligt ser, om der er noget, du skal følge op på.
Få hjælp til at sætte de rigtige rammer på Montus’ populære planlægningskursus
På kurset “Personlig planlægning og effektivitet – skab overblik og struktur i dit arbejdsliv” får du en grundig gennemgang af, hvordan du med den rigtige handlingsproces kan effektivisere din tid, samt hvordan du med et enkelt system kan få frigivet mentale ressourcer og bevare overblikket over din og evt. medarbejdernes to-do lister.
Underviseren for dagen er partner og cheftræner, Anette Obenhausen. Anette har solid HR og ledererfaring, som spænder fra rekruttering, træning og personlig udvikling til ledersparring og -vejledning. Anette har desuden stor undervisningserfaring inden for personlig effektivitet og optimering af personlige arbejdsprocesser på alle organisatoriske niveauer, både internationalt og i Danmark.
Læs mere om kurset og tilmeld dig allerede i dag her.
