FÅ STYR PÅ TINGENE

Emner i denne artikel: 

1. Dårlig mailbehandling 
2. Et system – et overblik
3. Stress – god og dårlig stress
4. Prioritering 
5. Planlægning
6. Undgå unødvendige forstyrrelser

1. Dårlig mailbehandling

Du sidder og arbejder med noget på din computer. Pludselig siger det “pling”, og der dukker et lille post-ikon op i nederste højre hjørne på din skærm. Du har fået en ny mail. Din nysgerrighed tvinger dig til at klikke på ikonet, hvilket sender dig til din indbakke, hvor du konstaterer, at det var en ligegyldig mail. Nå, tilbage til opgaven, Hvor var det nu, du kom fra?

Det kunne være en mail, du skal gøre noget ved. Så du åbner den, læser den, og beslutter dig for, at du kigger på den i eftermiddag. Der læser du mailen igen, og beslutter dig for at behandle den næste morgen. På det tidspunkt er det så tredje gang, at du kigger på samme mail. Det er ikke særligt effektivt.

Denne situation forekommer rigtig, rigtig mange gange om dagen for mange mennesker. Faktisk viser en undersøgelse fra engelske Henley Managment College, at ledere bruger 10 år af deres liv på e-mails, hvoraf tre et halvt år bliver brugt på at læse irrelevante mails. Tre og et halvt år!

Hvis du bare spilder 10 minutter om dagen på dårlig mailbehandling, svarer det til 4-5 dage om året. Snakker vi om 15 minutter, er det omkring 7 hele arbejdsdage om året.

2. Et system – et overblik

Det kan godt være, at du føler, at du har et godt overblik over dine ting, men undersøgelser viser, at det sejler for mange mennesker. De fleste har nemlig ikke ét system til at planlægge og prioritere deres opgaver i – de har flere, f.eks.:

• System 1       Opgaver, du går rundt og husker på i hovedet
• System 2       Din indbakke i Outlook, som indeholder en række opgaver, der skal udføres
• System 3       Dit skrivebord indeholder papirer og lister med opgaver
• System 4       Møder og projekter med opgaver
• System 5       Opgaver, aftaler og noter med idéer på mobiltelefonen

Osv…

Spørgsmålet er lige til: Har du et godt overblik over alle disse systemer og bolde, du har “i luften”? De fleste kan godt se, at flere forskellige systemer ikke er optimalt.

Så snart du bruger forskellige systemer, så bliver det sværere for dig at bevare overblikket. Sådan misser du aftaler og deadlines, og sådan mister du muligheden for at lave en fornuftig prioritering af dit arbejde.

Så længe du har noget, du skal gå og huske på, er det ikke et spørgsmål, omdu glemmer noget, men om hvormeget, du glemmer. Sagt på en anden måde: Jo mere du forsøger at huske på, jo mere glemmer du. Du mister overblikket og evnen til at prioritere dine opgaver med flere forskellige systemer

Selv om der ikke er to personer, som har det samme arbejde med de samme opgaver, så er løsningen logisk og effektiv:

TIP: Et system, et overblik, hvor alle dine arbejdsopgaver er prioriterede i forhold til hinanden.

Med et system vil du altid have et komplet overblik over din arbejdssituation, og du vil ikke misse opgaver eller aftaler, fordi du ikke har styr på tingene.

3. Stress

Hver eneste dag er 35.000 danskere sygemeldte på grund af stress. Hver eneste dag er hver fjerde dansker på arbejdsmarkedet berørt af stress, der påvirker deres livskvalitet i negativ retning. Årligt dør 2.000 folk af stress i Danmark. Det er fem gange så mange, som dør i trafikken.

Tal fra Danmarks Statistik viser, at 16 procent af mænd og 19 procent af kvinder på arbejdsmarkedet oplever tidspres eller en for stor arbejdsbyrde i en grad, så det kan være skadeligt for deres psykiske helbred.

Verdenssundhedsorganisationen, WHO, anslår, at stress i 2020 vil blive en af de største sygdomsfremkaldende faktorer på verdensplan.

God og dårlig stress
Der findes overordnet set to forskellige slags stress: Den gode og den dårlige.

Den gode stress er den, du føler, når du knokler med en opgave lige op til en deadline. Adrenalinen suser i kroppen, og du føler, at du yder dit bedste. Du føler dig lykkelig og ovenpå. De fleste kan godt lide at have travlt, bare det er på den gode måde. Den gode stress er altså noget, vi kan opleve som præstationsfremmende i kortere perioder.

Den dårlige stress er nedbrydende. Den forringer livskvaliteten, nedsætter effektiviteten, og du kan blive syg. Alvorligt stressede mennesker kan have svært ved at overskue simple problemstillinger og er ude at stand til at træffe rationelle beslutninger.

Du skal med andre ord derhen, hvis du ikke allerede er det, hvor du har så meget styr på dine ting, at du er i stand til at levere toppræstationer uden at miste overblikket. Det kræver et system, så du konstant føler dig ovenpå i forhold til din arbejdssituation og er i stand til at prioritere opgaver efter væsentlighed og ordne dem derefter.

 4. Prioritering

Du kender det måske godt: Du har så mange opgaver, du skal løse, at du ikke har noget overblik. Selvom du arbejder hårdt dagen igennem, er det som om, at du ikke kommer nogen vegne. Følelsen af ikke at have styr på tingene følger dig dagen igennem. Du føler, at det er op ad bakke, du føler, at du er bagud. Dybt frustrerende. Men følelsen af at være presset behøver ikke være reel – måske har du bare ikke overblik over din situation.

Du skal lære at planlægge og prioritere
Hvis du skal bruge din tid effektivt, kræver det, at du planlægger og prioriterer. Hvis din planlægning er i orden, bliver din arbejdstid mere effektiv, og din prioritering sikrer, at du altid når det væsentligste.

Udfordringen er at nå sine mål med mindst mulig anstrengelse. Dermed sparer du energi og arbejdstid, og du undgår stress og dagligt overarbejde.

Hold fokus
Du skal altid sørge for at have et klart billede inde i hoved af følgende ting

• Hvad er dagens vigtigste opgave?
• Hvad er morgendagens vigtigste opgave?
• Hvad er ugens vigtigste opgave?

Når du kommer på arbejde næste gang, skal du sætte dig ned fra morgenstunden med en liste over dine opgaver og få klargjort følgende ting over for dig selv:

• Hvilke af disse aktiviteter er de vigtigste?
• Hvad kan jeg trygt uddeligere til andre?
• Hvad kan jeg slippe for?
• Hvad kan jeg gøre hurtigt?
• Hvordan kan jeg prioritere min dag, så jeg når det mest kritiske?

Denne fremgangsmåde vil gøre, at du kan nå mere, end du plejer, og den sikrer, at du altid når de vigtigste af dagens opgaver, så de ikke i dit mentale rod bliver forvekslet med en mindre vigtig opgave.

Eisenhover modellen: Haster og/eller vigtigt?
Mange mennesker føler, at de bruger en stor del af deres tid på at tage sig af ligegyldige hasteopgaver frem for at tage sig af de vigtigste. Altså det, som udgør kernen i deres jobbeskrivelse.

Nedenstående skema kan du bruge til at øve dig i at prioritere med. Det er egentligt ret simpelt, men det kræver lige, at du vænner dig til at tænke i de baner.

Til prioritering af opgaverne kan du med fordel anvende den såkaldte Eisenhower-model. Den overvejende fordel ved Eisenhower-modellen er, at den er meget simpel og let at forstå, da den kun er delt op på to sorteringskriterier: Hvor vigtig opgaven er, og hvor hurtigt den skal løses.

Skemaet hjælper os til at se, hvordan vigtighed og pres påvirker de valg, vi træffer omkring brugen af vores tid. Det giver os mulighed for at se, hvor vi bruger mest tid.

Det giver fire forskellige kategorier, som alle opgaver nødvendigvis skal passe ind i:

• Haster og vigtig
• Haster ikke, men vigtig
• Haster, men ikke vigtig
• Haster ikke og er ikke vigtig

A, B, C og D opgaver
Hver af de fire kategorier benævnes med et bogstav fra A til D. A-opgaver er dem, der er vigtige og haster meget. B-opgaver er meget vigtige, men haster ikke, og faktisk er det en god ide at opfatte dem som A-opgaver, der er blevet håndteret i tide, så de ikke har vokset sig til A-opgaver endnu.

C-opgaver er de opgaver, der, set med dine øjne, ikke er vigtige (i forhold til din egen målsætning), men haster fordi de har en deadline. C-opgaverne er et godt sted at skære, hvis du har for mange opgaver i forhold til den tid, du har til rådighed. Er det tilfældet, så undersøg, om de enten kan udskydes til senere, eller om du har mulighed for at uddelegere dem til en kollega.

Endelig er der D-opgaverne. Det er opgaver, der hverken er vigtige eller haster, altså trivielle opgaver eller opgaver du kan lave en dag, du absolut ikke har andet at foretage dig.

Mange mener, at D står for Delete eller Delegate og håndterer D-opgaverne som sådanne, men faktisk er det vigtig for os at lave noget en gang imellem, hvor opgaven hverken har en deadline eller har stor betydning for vores målsætning. Ellers ender vi med at få stress. Så brug D-opgaverne til at koble af mellem to store opgaver eller som tidsfordriv.

Opgavestyring i Outlook er dit prioriteringsværktøj
Prioritering betyder, at du skal bestemme en rækkefølge for dine opgaver. Hver gang du skriver en opgave ind på opgavelisten i Outlook og giver den en deadline, tager du samtidigt stilling til din prioritering og dermed rækkefølge på dine opgaver. Hvis du kan se, at en vigtig opgave er svær at nå på grund af mindre vigtige opgaver, skal disse omprioriteres til senere deadlines.

Udnyt morgen og formiddag
Du bør altid starte med de krævende opgaver fra morgenstunden. Når dit energiniveau begynder at falde i løbet af dagen, kan du gå i gang med de mindre komplicerede opgaver.

Arbejd i tidsblokke
Din prioritering bliver mere effektiv, hvis du samler ensartede opgaver og løser dem i forlængelse af hinanden i samme tidsrum. Det kan for eksempel være småopgaver som telefonopkald, mailbehandling, arkivering, betaling af regninger mv.

To simple sprøgsmål
Hver gang du skal prioritere, skal du stille dig selv følgende to spørgsmål:

• Hvad er det vigtigste lige nu?
• Hvordan bruger jeg min tid bedst lige nu?

5. Planlægning

Har du prøvet at gå hjem fredag eftermiddag fra dit arbejde, hvor der er masser af løse ender? Du går måske og husker på en masse ting, der skal ordnes, og du er bekymret for, om du kan nå at løse opgaverne i den kommende uge. Det påvirker kvaliteten af din weekend – og i større perspektiv dit liv – i negativ retning.

Du skal lære at planlægge, og du skal sætte tid af til at gøre det, uanset hvor travlt du har. Det er nemlig sådan, at jo mere travlt, du har, jo mere begynder du at lade være med at planlægge. Så er det, det går galt. For det burde være omvendt. Jo mere travlt du har, jo mere vigtigt er det, at du arbejde efter en plan.

Det overordnede formål med planlægning er at få en klar forestilling af, hvad du skal gøre. Hvis du har et klart billede af, hvad du skal gøre, og hvor du skal hen, så gør du det. Hvis billedet er diffust og dine mål uklare, arbejder du ineffektivt.

Sæt tid af til at planlægge
Grundlæggende planlægning sker på tre niveauer:

• I dag
• I morgen
• Næste uge

I dag
Når du starter Outlook op, giver ruden Opgavepanel dig automatisk et overblik over dagens og de kommende dages aftaler og opgaver. Det er vigtigt, at du bruger et par minutter på dette billede.

Sådan får du et overblik over din kalender, hvad der skal ske i dag og hvad der skal ske de kommende dage. Hvad har du af møder, er du forberedt på disse, og har du papirer/mødeindkaldelserne klar?

Desuden fremgår det også af ruden Opgavepanel, hvilke opgaver der har en deadline i dag. Hvad er dagens vigtigste opgave? Hvornår har du sat tid af til at udføre den?

Hvis du ikke har et overblik, så bliver det meget tilfældigt det hele, og det er jo ikke særligt smart.

I morgen
De sidste fem minutter af din arbejdsdag skal du bruge på at få styr på de løse ender og på at planlægge dagen i morgen.

Det har flere fordele. For det første går du hjem uden en masse bolde hængende frit i luften. For det andet har du fået bekræftet eller tilrettet dine deadlines, så du ved, at du kan nå morgendagens opgaver.

Det handler om, at din opgaveliste skal være ajourført. Det vil sige, at alle de ting, du går og husker på, skal skrives ind, og dine deadlines skal være opdaterede, så det er realistisk, at de opgaver, der er programsat til i morgen, kan nås inden for fristen.

Det er vigtigt, at du har en plan, der er realistisk, når du går fra kontoret. At arbejde med en plan, der ikke holder er på ingen måde motiverende.

Prøv at forestille dig, at du går hjem fra dit arbejde og har en plan for morgendagen, der er realistisk. Du går ikke rundt og husker på en masse ting, har ingen løse ender og er ikke bekymret for, hvordan dagen skal forløbe.

Næste uge
Det er vigtigt, at du også planlægger overordnet for hele den kommende uge. Du skal ikke møde på arbejde mandag morgen og til at finde ud af, hvad der skal ske i den kommende uge. Det er for tilfældigt.

Du skal heller ikke bruge din weekend på at gå og planlægge din næste uge på arbejdet. Det skal være ordnet, så du kan bekymre dig om vigtigere ting i livet. Som for eksempel at nyde det. Hvis du har styr på tingene allerede fredag, inden du går hjem, går du glad hjem, er mere nærværende og nyder weekenden mere.

Derfor skal du hver uge – helst mod slutningen af fredag eftermiddag – holde et møde med dig selv. Det er ugens vigtigste møde. Det skal sikre, at du altid kan svare ja til følgende spørgsmål: Har du styr på den kommende uge?

Næste trin
Når du har indarbejdet ovenstående planlægningsprincipper i dit arbejde, kan du begynde at udvide tidshorisonterne. Du kan efter samme struktur planlægge måneden, kvartalet og halvåret.

6. Undgå unødvendige forstyrrelse

Der er lavet mange undersøgelser af, hvor meget en enkelt forstyrrelse koster i minutter. Det strækker sig fra 11-23 minutter alt efter, hvem man tror på, før man er tilbage ved fuld koncentration efter en afbrydelse. Uanset hvad, bliver det til en del minutter i løbet af en uge.

Graden af effektivitetstab ved forstyrrelser afhænger meget af den enkelte, ligesom opgavens kompleksitet også er en faktor.

De klassiske tidsrøvere
Der er en række fejl, mange begår hver dag på deres arbejde, som medvirker til, at resten af deres arbejdsbyrde virker endnu tungere, end den er. Her er en række ting, som du bør overveje:

• Taler du for meget i telefon?
• Skal du igen og igen vente på bestemte personer?
• Har du svært ved at sige nej til opgaver?
• Spilder du tid på et at kunne finde ud af IT?
• Surfer du privat på internettet?
• Tjekker du e-mail for ofte?
• Har du svært ved at koncentrere dig?
• Bruger du dagligt længere tidssøgen efter telefonnumre, navne og noter?
• Kommer du sommetider uforberedt til møder og samtaler?
• Venter du ofte på oplysninger, som du har bedt om?

Det er nogle klassiske tegn på, at du ikke selv styrer tiden, men lader den styre dig. Meget af det er heldigvis bare dårlige vaner, og vaner kan som bekendt ændres.

Du hverken kan eller skal undgå alle forstyrrelser, men du skal lære at leve med dem og håndtere dem. Især på de rigtigt travle dage, hvor ethvert unødigt tidsforbrug giver overarbejde.

Tid til fordybelse
Nogle opgaver er mere krævende end andre. De vanskelige opgaver løses bedst og hurtigst, hvis du begrænser – eller helt fjerner – forstyrrelserne totalt i et givent tidsrum.

Det er mere hensigtsmæssigt og realistisk kun at undgå afbrydelser i bestemte perioder i løbet af dagen/ugen og i øvrigt behandle resten af tiden mere fleksibelt.

Lær at sige nej
En simpel evne, der kan spare dig for meget pres, er evnen til at sige nej. Mange tror, at de er firmaets mand, hvis de siger ja. Det er de ikke, nærmere tværtimod. Det ender nemlig med at slide én ned.

Ofte ender du med at sige ja til for meget, hvis du ikke har styr på dine ting. Hvis du ikke har et overblik over dine opgaver og prioriteringer, så tør du ikke sige nej til den opgave, chefen kommer med. Det er derfor ekstremt vigtigt, at din opgaveliste og din kalender er opdateret, så du har ballast bag dit nej til din chef.

Hvis du har styr på din tid, så ved du, hvad du kan nå, og hvad du ikke kan nå. Hvad du kan sige ja til, og hvad du skal sige nej til.

Når du siger ja, siger du ikke bare ja til at aflevere tingene på et bestemt tidspunkt. Du siger også ja til at aflevere tingene i en bestemt kvalitet. Du må aldrig sige ja til en opgave, inden du har rådført dig med din kalender og opgaveliste.

Kurser hos Montus Business Academy
Har du fået blod på tanden? Så kom med på et af vores tre populære kurser, hvor du lærer meget mere om at strukturer og prioritere din arbejdsdag:

1. Outlook – E-mail-, kalender- og opgavestyring
2. Outlook, OneNote og Word – og deres sammenspil
3. Personlig planlægning og effektivitet – skab overblik og struktur i dit arbejdsliv

Vi ser frem til at byde dig og dine kolleger velkommen.

montus

DEL DENNE SIDE